Quando se trabalha com planilhas de médio e grande porte, gerenciar as informações pode ser meio complicado. Pelo menos se você não conhecer as ferramentas certas. Filtros, Validação, Localizar e Substituir, Subtotais, entre muitos outros existem para facilitar nossa vida. Falarei desses recursos futuramente. Hoje irei falar de duas opções bem conhecidas dentro do Excel: Localizar e Substituir.

Estes recursos são utilizados quando se deseja localizar um dado dentro da planilha (imagina uma planilha com 500 linhas e você tivesse que localizar onde a expressão “Rio de Janeiro” aparece..olhar uma a uma é totalmente inviável) ou alterar um valor pelo outro (esses valores podem ser texto, números, porcentagem, datas, etc). Antes de começar, vou “adiantar” os seus atalhos do teclado: CTRL + L para Localizar e CTRL + U para Substituir. É possível ainda selecionar esta opção na guia Início. No final da mesma aparece uma opção chamada “Localizar e Selecionar” (tem o desenho de binóculos), e dentro dele existem as opções de Localizar e Substituir:

Independente de usar o teclado ou a opção da imagem acima, aparecerá a mesma janela, que é mais ou menos a seguinte:

Note que as duas opções estão na mesma janela, em abas diferentes. Caso deseje alternar entre uma e outra, não há necessidade de fechar e abrir a outra. Basta mudar de aba (guia).

Para explicar o uso das duas opções, usarei a planilha abaixo:

LOCALIZAR

Na opção Localizar podemos achar dados dentro da planilha, como já mencionado anteriormente. Você precisa digitar o que deseja busca na Caixa Localizar. Após isso, clique ou em Localizar Próxima ou em Localizar Tudo. Vou tentar resumir abaixo a diferença entre as duas:

• Localizar Próxima é igual ônibus pinga-pinga: tudo que é “ponto” ele para (risos). O que eu quis dizer é que cada vez que se clica nesta opção o Cursor irá para a próxima célula que contém o valor procurado, caso haja. Se não houver, o Excel exibe uma mensagem dizendo que não há mais o valor procurado;
• A opção Localizar Tudo exibe um “relatório” na própria janela com todas as células, uma em cada linha. Veja abaixo exemplo de procura pelo número 23 na planilha, usando-se o Localizar Tudo:

O exemplo acima indica que o valor 23 foi localizado nas células B2, B7 e B8 da planilha Plan1.

SUBSTITUIR

O recurso Substituir permite que você troque valores rapidamente na planilha. Vamos supor que você deseje substituir “São Paulo” por “SP”. Você digitar o valor “São Paulo” na caixa Localizar e “SP” na caixa Por, conforme imagem abaixo:

Após isso, dependendo do que você deseja fazer, você irá selecionar um dos 4 botões na parte de baixo da janela. Localizar Próxima é usado em conjunto com o Substituir, para casos que você não deseja substituir todos os valores. Ex: um valor aparece 10 vezes e você deseja substituir apenas 6. Então você clica em Localizar Próxima. Irá exibir o primeiro resultado. Se você desejar alterar esse, clique em Substituir. Caso contrário clique em Localizar Próxima novamente e este valor irá “passar batido”, ou seja, irá permanecer como estava. Você irá fazer um por um  nesse caso.

É possível também clicar em Localizar Tudo e o Excel irá exibir os valores localizados como explicado anteriormente. Após isso, pode-se selecionar o(s) valor(es) desejado(s), usando-se o CTRL ou o SHIFT (o primeiro para seleções não sequenciais e o segundo para seleções contínuas, onde todos os valores irão ser selecionados). Depois clique no Substituir também. Veja exemplo:

Os valores com fundo azul são os que estão selecionados e serão substituídos ao se clicar no botão Substituir.

Já o Substituir Tudo irá trocar TODOS os valores localizados na planilha. Simples, fácil, rápido e “indolor”..hehe. No final ele mostra o total de substituições feitas:

Tanto a opção Localizar quanto Substituir permitem “pesquisa em seleção”, ou seja, é possível selecionar um trecho antes de abrir uma das opções que o Excel irá pesquisar apenas no trecho selecionado.

CARACTERES CURINGA

O Excel permite a adição de alguns caracteres para auxiliar na hora da busca. São eles o o asterisco (*), o ponto de interrogação (?) e o til (~). Cada um tem uma função específica, conforme descrito abaixo:

• o asterisco permite a pesquisa por quaisquer valores intermediários, independente da quantidade de caracteres existentes no meio. Ex: M*o irá localizar tanto mundo quanto moto. Mesmo tendo quantidade diferente de caracteres, ambos começam com M e terminam com O. Ou ainda uma busca por M* iria localizar todas as palavras iniciadas com M na planilha, ou no intervalo selecionado;
• o ponto de interrogação localiza apenas palavras que tenham a quantidade exata de caracteres mencionados. Sendo assim, M??o localiza Moto, Medo e Mano, enquanto que d?r localiza dar e dor;
• por fim, o til é usado apenas quando queremos que o ponto de interrogação ou o asterisco sejam representados literalmente, ou seja, como texto e não como caractere curinga.

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