Você muitas vezes pode inserir informação de forma aleatória, ou conforme os dados forem aparecendo. Ou ainda podem estar organizados porém foi necessário inserir novos dados que fizeram que não ficasse mais em ordem, e deseja organizá-los. Seja qual for a sua situação, o Excel possui uma ferramenta para organizar os dados da maneira que você desejar.
Esse recurso é chamado de Classificar e está disponível na guia Dados. Ao selecionar esta opção, aparecerá a seguinte janela, que serve para fazer a configuração da tabela:
Antes de acessar esta janela, porém, é necessário selecionar os dados que serão classificados, para que o Excel saiba quais dados ele deverá organizar. Aqui é importante frisar que deve-se selecionar todas as colunas da tabela. Caso contrário serão classificadas apenas as colunas selecionadas, e isso causará “confusão” nos dados. Não há necessidade de selecionar todas as linhas caso não deseje, mas as colunas devem ir todas.
Para trabalharmos com a classificação de dados, usarei a seguinte tabela de dados:
Essa tabela contém 4 colunas, com dados como Nome, Sexo, Idade e Altura. Antes de qualquer coisa, selecionaremos toda a tabela (normalmente se costuma selecionar a linha que contém os “rótulos” dos dados, para que o Excel insira os nomes das colunas corretamente), que no nosso caso vai de A1 até D6. Após isso, iremos na opção de classificar os dados:
Note que em “Classificar por” apareceram os 4 nomes das colunas que selecionamos (Nome, Sexo, Idade e Altura). Nesta opção definiremos por qual coluna classificaremos os dados. Como exemplo, começarei com Nome, para que ele classifique os nomes em ordem alfabética. Na opção “Classificar em“, deixarei Valores (existem outras opções mais avançadas que não serão discutidas aqui). E em “Ordem”, quando se tem texto, pode-se selecionar “De A a Z” (ordem alfabética) ou “De Z a A” (ordem alfabética invertida). Deixei selecionado a ordem alfabética invertida e cliquei em OK. O resultado foi o seguinte:
Os nomes ficaram na ordem alfabética invertida, do último para o primeiro. A opção de A a Z faria exatamente o contrário. Seria possível classificar também por idade ou altura, que são números. Neste caso, em vez das opções A a Z e Z a A, aparecerão as opções “Do Maior para o Menor” e “Do Menor para o Maior“, que equivalem respectivamente às ordens decrescente e crescente. A figura abaixo mostra a classificação feita por altura, decrescente:
Não mencionei a coluna Sexo no parágrafo anterior. Isso foi proposital, e o motivo segue no subtítulo abaixo.
ADICIONANDO NÍVEIS
Nos exemplos mencionados abaixo não há dados repetidos em nenhuma coluna. Ou seja, não há o nome Pedro duas vezes na coluna A, ou a idade 25 duas ou mais vezes na coluna C, por exemplo. Para estes casos, portanto, foi suficiente uma classificação “simples”, de apenas um nível. Caso se deseje classificar pela coluna B, seria necessária a adição de mais um nível (os valores M e F se repetem), e neste caso este segundo nível iria “desempatar” a ordem de classificação.
Antes de explicar como fazer, vou tentar dar um exemplo prático, pelo menos para quem gosta de futebol: imagine a tabela de classificação de um campeonato. A classificação é definida pelo número de pontos. Quanto mais pontos o time tiver, mais no topo ele fica, e vice-versa. Caso aconteça de dois times empatarem em número de pontos, usam-se critérios de desempate, como mais vitórias, melhor saldo de gols, etc. Portanto, se um time tem 35 pontos e 9 vitórias e outro tem 35 pontos e 10 vitórias, este último ficará na frente.
Isso funciona de forma parecida na classificação de dados no Excel. No exemplo, se classificarmos por sexo, de Z a A, primeiro virão os dois valores M e depois os quatro valores F. Os valores M equivalem ao Pedro e ao Renato. No segundo nível, pode-se escolher qualquer uma das outras 3 colunas para classificar, tanto crescente quanto decrescente. Vou pegar como exemplo a coluna C (Idade) para o nível 2.
Antes de mais nada, iremos definir o nível 1, que já vem por padrão para sexo, de Z a A. Em seguida, clicaremos no botão “Adicionar Nível”:
Uma linha é acrescentada ao se clicar no botão, e ela começa com “E depois por”. Isso quer dizer que essa segunda linha será considerada APENAS quando o primeiro valor se repetir. Caso sejam valores diferentes, não será afetado. Vamos definir a segunda linha para Idade, do Maior para o Menor. O resultado será o seguinte:
Caso tivesse sido selecionada a opção do Menor para o Maior, teriam se invertido os valores de Pedro e Renato, e os e femininos também teriam ficado invertidos entre si. Faça o teste. 🙂
Para finalizar, quero deixar uma observação: mesmo com valores repetidos, essa inserção de níveis não é obrigatória. No entanto, caso não seja feita, o Excel irá determinar em que ordem os dados irão aparecer. E possível também inserir mais níveis, de acordo com a necessidade. Recomendo que façam testes com esses ou outros dados e postem suas dúvidas nos comentários.
Até a próxima,
Ueritom