Como mencionado anteriormente, é possível fazer cálculos de vários tipos, desde diferenças entre datas até cálculos de soma e adição e subtração de datas. Neste post não usarei ainda nenhuma função de data, apenas fórmulas simples. Antes de começar mostrar como funciona, irei falar sobre o sistema de datas do Excel.

COMO O EXCEL CONTA AS DATAS

O Excel, por padrão, conta as datas de forma sequencial, atribuindo um número de série para cada data, iniciando a contagem no dia 1/1/1900. Esse dia, para o Excel, é o dia 1. O dia seguinte, 2/1/1900, é o dia 2, e assim por diante. Sendo assim, a data de hoje, 10/02/2012 é o dia 40.949, pois se passaram essa quantidade de dias desde o “dia 1“. As datas anteriores ao “dia 1” não são consideradas para o Excel, e caso sejam feitas tentativas de cálculos com elas, aparecerá a mensagem de erro #VALOR!

Sendo assim, quanto mais “recente” a data, ou seja, quanto mais no futuro, maior ela será para o Excel.

CALCULANDO A DIFERENÇA ENTRE DATAS

Para se calcular a diferença entre duas datas então, pega-se a data maior e diminui-se da data menor.

Vamos a um exemplo prático: digamos que desejemos saber quantos dias se passaram entre 10/04/2008 e 23/05/2011. Vamos supor que estas datas tenham sido digitadas em B3 e B4, respectivamente.  Nesse caso, o que precisamos fazer é diminuir a “data maior”, a de 2011, da “data menor”, a de 2008. A fórmula para este caso ficaria =B4-B3.

O que o Excel faz nas “internas” é verificar o número de série de cada uma das datas e diminuir uma da outra. Para o exemplo acima, estes valores equivalem a 39.548 e 40.686. Portanto, o resultado será 1.138 dias.

Importante: para cálculos de diferenças, principalmente em se tratando de datas, deve-se SEMPRE pegar o valor maior menos o menor, pois caso contrário dará um valor negativo, e o Excel não aceita datas negativas.

COMO DESCOBRIR O NÚMERO DE SÉRIE DE UMA DATA

Toda data digitada em alguma célula do Excel traz “embutida” o seu número de série. Para poder visualizá-lo, basta selecionar a célula, ou células, e alterar o seu tipo de Data para Geral. Isso pode ser feito na guia Geral da janela Formatar Células ou ainda na guia Início, subguia Número, conforme imagem abaixo:

Caso apareça uma data ao calcular a diferença entre duas datas, basta fazer o procedimento acima (converter para Geral). Isso ocorre porque o Excel subentende que quando fazemos operações com dois valores do mesmo tipo (no caso, Datas), a resposta tem que ser nesse mesmo tipo. Isso acontece quando por exemplo pagamos uma conta, em reais, e recebemos o troco em reais.

Ok, mas de onde o Excel tira aquela data que aparece? Simples, é a data correspondente entre o número de dias da diferença, a partir do “Dia 1”.

SOMANDO OU DIMINUINDO DIAS

Além disso, é possível somar ou diminuir dias das datas. Como? Muito simples: se a data está em uma célula, use a célula mais (ou menos) o tanto de dias que você deseja. Ex: em B3 contém 10/7/2011 e você deseja que outra célula mostra a data 15 dias depois. A fórmula fica =B3+15, e ao dar ENTER aparecerá 25/7/2011 como resultado da fórmula. O mesmo vale para subtrações. Caso se deseje somar “direto”, deve-se usar o número de série e depois converter para data. Ou seja, =10/7/2011+15 dará erro. Use =40734+15 e depois mude para o formato de data.

Em caso de dúvida, tente contato como sempre.

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